Siapkah perusahaan Anda menghadapi krisis PR?
Mungkin terasa berlebihan untuk merencanakan skenario terburuk yang belum tentu terjadi. Namun, pencegahan adalah langkah terbaik. Dengan persiapan matang, Anda bisa mengurangi risiko dan merespons krisis dengan cepat. Berikut empat langkah penting yang harus Anda lakukan:
1. Susun Daftar Kontak untuk Situasi Krisis
Mulailah dengan membuat daftar kontak krisis.
Tentukan siapa saja pemangku kepentingan yang harus segera diberi tahu jika terjadi krisis. Bekerjasamalah dengan berbagai departemen untuk memastikan semua pihak penting tercatat. Jangan tunggu sampai krisis datang—buat daftar ini sekarang juga.
Pemangku kepentingan utama meliputi:
- Klien dan pelanggan
- Karyawan
- Investor atau Dewan Direksi
- Saluran media utama
- Badan regulasi terkait industri Anda
Dokumentasikan detail kontak ini dengan jelas, tentukan lokasi penyimpanannya, dan pastikan setiap kelompok memiliki saluran komunikasi yang tepat. Dengan daftar ini, Anda akan lebih siap menghadapi situasi darurat.
2. Siapkan Crisis Newsroom
Crisis Newsroom adalah pusat koordinasi informasi dan respons selama krisis berlangsung. Ini bisa berupa ruang fisik atau platform daring yang dirancang untuk mempermudah komunikasi internal dan eksternal.
Crisis Newsroom harus memuat:
- Pembaruan situasi terkini
- Kontak darurat
- Saluran komunikasi langsung untuk tim inti
- Panduan langkah-langkah mitigasi krisis
Ruang ini memungkinkan koordinasi cepat antara berbagai pihak terkait dan menjaga agar informasi yang disampaikan tetap konsisten.
3. Siapkan Dark Site
Dark Site adalah situs rahasia yang sudah diisi dengan informasi penting dan hanya diaktifkan ketika krisis besar terjadi.
Bayangkan sebuah perusahaan makanan harus menarik produk dari pasar karena risiko kesehatan. Dengan Dark Site yang sudah disiapkan, perusahaan dapat segera memberikan informasi kepada publik tanpa harus membuat situs baru dalam keadaan darurat.
Dark Site harus mencakup:
- Pernyataan resmi mengenai krisis
- Detail produk atau layanan yang terdampak
- Panduan bagi konsumen atau pelanggan
- FAQ untuk menjawab pertanyaan umum
- Kontak khusus untuk informasi lebih lanjut
Dengan Dark Site, perusahaan dapat merespons krisis secara profesional dan terkendali.***
